در ابتدا هنرمند عکس اثر خود را ارسال می‌کند سپس گروه ارزیابان جشنواره اثر را جهت حضور در رویداد ارزیابی می‌کنند. اگر اثر بر اساس معیارهای ارزیابی (اعم از بداعت، متمایز، مفید و یگانه) انتخاب شد از سوی دبیرخانه رویداد با صاحب اثر قرارداد ارائه اثر در جشنواره منعقد می‌گردد. اهم مفاد قرارداد عبارت است از:
تعهدات دبیرخانه جشنواره
الف. حفظ حقوق مالکیت فکری صاحب اثر؛
ب. برگزاری نمایشگاه آثار منتخب با هدف تجاری‌سازی آثار:
ج. برگزاری دوره‌های آموزشی توسعه کسب و کار برای منتخبان توسط متخصصین اقتصاد هنر و اقتصاد خلاق؛
د. شبکه‌سازی ذی‌نفعان اکوسیستم بازار اعم از تولیدکنندگان مواد اولیه، توزیع کنندگان و شبکه فروش برای معرفی منتخبان به بازارهای هدف محصول/ اثر؛ برای کارایی و اثربخشی بهنر و موثرتر برای ارایه بسته شتابدهی به منتخبان و برگزیدگان
ه. حفظ و حراست از اثر در طول برگزاری نمایشگاه و مدتی زمانی که اثر در اختیار دبیرخانه جشنواره است؛
و. پایبندی به تعهدات مالی و حقوقی قراردادهای منعقد شده با صاحبین آثار منتخب.
تعهدات هنرمند صاحب اثر
الف. مالکیت فکری، حقوقی و مالی اثر صرفا به نام ثبت نام کننده/کنندگان در جشنواره است؛
ب. اثر در هیج نمایشگاه و یا بازاری ارائه نشده است؛
ج. تحویل اثر منتخب به دبیرخانه در تاریخ مشخص شده توسط جشنواره؛
د. واگذاری اختیار تجاری‌سازی محصول با توافق مشخص فی‌مابین به دبیرخانه جشنواره به مدت ۶ ماه پس از برگزاری جشنواره.
